La temporada navideña ya está aquí y con ella llega el frenesí de compras anual del Black Friday. Para los minoristas, esto es tanto una oportunidad como un desafío (una oportunidad de aumentar los ingresos), así como un campo minado operativo. Las tiendas están abarrotadas y los vendedores sobrecargados de trabajo, lo que aumenta el riesgo de un servicio lento, falta de existencias y clientes frustrados. No hace falta decir que la época más maravillosa del año puede resultar conveniente para muchas empresas.
Pero hay otra razón para el estrés que se produce al final de cada año, y puede resultar una sorpresa para muchos. En la era del comercio electrónico y los pagos digitales instantáneos, el efectivo sigue siendo el rey. Y toda esa moneda fuerte puede ser un gran dolor de cabeza para los minoristas. Administrar y contar esos dólares puede generar ineficiencias, mayores costos operativos y oportunidades perdidas para optimizar los resultados.
La buena noticia es que las billeteras móviles y los pagos sin contacto no son las únicas tecnologías que hacen que el comercio minorista sea más conveniente. Los empresarios de pagos han desarrollado la mejor manera para que las empresas administren su dinero en efectivo: redes de depósito compartidas. Éstas podrían ser la clave para hacer que la temporada sea alegre para los ocupados compradores del país.
Efectivo de vacaciones
El rápido crecimiento de la tecnología (en particular de las plataformas fintech como Venmo, Stripe y otros servicios de pago instantáneo) puede generar la ilusión de que el efectivo pronto quedará obsoleto. De hecho, según los últimos datos de la industria, los minoristas esperan un aumento del 15 por ciento en las transacciones en efectivo este año. Entonces, si bien el Black Friday marca el inicio de una temporada rentable para los minoristas, también exacerba los desafíos operativos para administrar su flujo de caja de manera efectiva. En pocas palabras, las empresas enfrentan mucho estrés cuando se trata de transferir efectivo hacia y desde sus cuentas bancarias mientras atienden a los clientes.
Esto se ve agravado por el hecho de que muchas empresas minoristas siguen dependiendo de sistemas anticuados de gestión de efectivo que no están bien equipados para manejar el gran volumen de transacciones de los fines de semana. Los rigores de la temporada de entrenamiento exponen estas debilidades y pueden llevar las operaciones al límite.
Imágenes falsas
Desde el punto de venta hasta la transferencia de efectivo a la cuenta bancaria del minorista, el manejo de efectivo a menudo implica procesos manuales lentos, propensos a errores y que requieren mucha mano de obra. Los empleados de las tiendas tienen la tarea de contar, volver a contar y conciliar el efectivo al final de los turnos, lo que deja mucho margen para errores, pérdidas e incluso robos.
Los depósitos en sucursales bancarias siguen siendo el método principal para manejar efectivo, pero este enfoque crea sus propias ineficiencias. Los empleados o gerentes de tienda a menudo tienen la tarea de transportar físicamente el efectivo a la sucursal, lo que los aleja de sus responsabilidades principales.
Los servicios de tránsito de efectivo, que son responsables de transferir efectivo físico a las instituciones financieras, añaden otra capa de ineficiencia e incertidumbre. Estos servicios suelen estar plagados de retrasos y calendarios inflexibles, lo que impide que los minoristas puedan planificar de forma eficaz o acceder a sus fondos cuando los necesiten. Los minoristas tienen que pagar enormes tarifas a estos intermediarios y, a menudo, no tienen más remedio que guardar grandes cantidades de efectivo en la tienda mientras esperan la recogida.
Estos procesos obsoletos no sólo hacen perder un tiempo valioso; también exponen a los minoristas a un mayor riesgo de robo, merma y errores. Compromisos tan costosos pueden destruir la confianza y dañar una empresa.
Las ineficiencias tradicionales de la gestión de efectivo no son sólo un problema estacional: son barreras que se mantienen durante todo el año para el despliegue y el crecimiento de los recursos. Los empleados y gerentes pasan horas cada semana contando efectivo manualmente, conciliando cuentas y administrando depósitos bancarios, a menudo utilizando comprobantes de depósito en papel que van a la zaga de las herramientas digitales modernas. Agregar viajes a una sucursal bancaria o depender de servicios de transporte de efectivo poco confiables exacerba esta pérdida de tiempo y desvía la atención de actividades de valor agregado como el servicio al cliente o la gestión de inventario.
Una solución de alta tecnología a un problema de baja tecnología
Las redes de depósito compartido simplifican el proceso de transferencia de efectivo, lo que permite a los minoristas evitar las sucursales bancarias tradicionales y los servicios de camiones blindados. Las empresas pueden depositar efectivo en puntos de entrega seguros y conectados en red cerca de sus tiendas. El efectivo se deposita en sus cuentas tan pronto como el siguiente día hábil, lo que mejora la liquidez y libera tiempo para otras prioridades.
Debido a que las redes de depósito compartido eliminan muchas de las tarifas, los horarios de las sucursales bancarias y las restricciones de programación restrictivas asociadas con los servicios de manejo de efectivo, los minoristas pueden depositar con mayor frecuencia, reduciendo la cantidad de efectivo mantenido en la tienda y reduciendo el riesgo de seguridad. Los procesos de depósito automatizados reducen el tiempo y el esfuerzo necesarios para manejar efectivo. Los empleados pueden dedicar menos tiempo a calcular facturas y más tiempo a interactuar con los clientes.
Y lo más importante, estas redes de depósitos utilizan tecnología de la información avanzada para permitir a las empresas gestionar, monitorear y analizar los flujos de efectivo de manera más efectiva. Los puntos de entrega seguros están conectados a Internet, formando una red inteligente que permite el seguimiento de cada transacción. Los minoristas pueden personalizar sus análisis para ordenar por ubicación de la tienda, cuenta bancaria, empleado y otros criterios, algo que está muy lejos de entregar una bolsa con dinero en efectivo a un servicio de transporte y esperar lo mejor.
Prosperar en el caos
Juntas, las redes de ahorro permiten a los minoristas convertir la escasez de liquidez navideña en una ventaja competitiva, mejorando sus resultados y mejorando la experiencia de compra de millones de clientes. Las tiendas ya operan con márgenes reducidos y cada dólar que no se gasta en gestión de efectivo mejora sus resultados.
El panorama minorista es tremendamente competitivo y cada ventaja operativa cuenta.
Juntas, las cadenas de segunda mano dan un paso importante: pueden manejar fácilmente grandes volúmenes navideños, asegurando que las tiendas no se conviertan en víctimas de su propio éxito. Operaciones más rápidas y fluidas en la caja registradora reducen los tiempos de espera y mejoran la experiencia de compra.
Al adoptar innovaciones en pagos en efectivo, como redes de depósito compartidas, los minoristas pueden reducir costos y mejorar la eficiencia. Pueden reinvertir estos ahorros en áreas que impulsen el crecimiento, como marketing, tecnología y experiencia del cliente. Un manejo de efectivo simplificado permite a estas empresas centrarse en lo más importante: brindar un excelente servicio al cliente.
El efecto dominó de una gestión eficaz del efectivo puede ser la base de un ecosistema minorista saludable, donde las empresas puedan satisfacer de forma más rápida, segura y eficiente las necesidades de sus clientes, independientemente de cómo elijan pagar.
Joe Arrage es el director ejecutivo de Clip Money, el único sistema bancario de autoservicio de depósitos múltiples para empresas.
